組織力を強化したいという企業の経営者は多いと思います。
ただそれは、組織図を描けばいいというものではなく、組織の目的・機能に
ついて理解することが必要です。
組織の形態として
①ライン組織
②ライン＆スタッフ組織
③マトリクス組織
などがあります。
これは、物理的な組織の形です。この組織を効果的に動かすためには何が必要
でしょうか？
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企業として役割と責任を明確にしていない組織では、製品やサービスの品質
レベルが低いままで、競争力がありません。
製品やサービスの質が悪いのは、品質の悪い組織、うまく機能していない組織
だからです。そこで組織の品質について考えてみます。
１．社長の勘違い
その前に、中小企業の経営者は「良い人材が育てば」「良い人材が見つかれば」
などと、会社の発展を人材に頼ってしまいます。そう思っても、人材は育たない
し見つからない、すぐ辞めて行ってしまうので、また募集するといった悪循環
が続いているのです。
そして、その会社はいつまでたっても成長できません。
会社を成長させるには、個別に人材を補強するのではなく、優れた組織構造を
作る必要があります。そしてその条件とは、「役割と責任」がはっきりしている
組織のことです。つまり、それぞれの部署ごとに業務の役割と責任が明確になって
いるということです。
そうすると、「うちのような小さな会社は、役割を決めてしまうと仕事に
ならない。全員がマルチで仕事をしなければ回らないよ！」という声が聞こえて
きます。
しかし、「役割と責任」を明確にする事と、マルチで仕事をすることとは
意味合いが異なります。多くの経営者がこのことに気がついていません。
２．役割と責任とは何か？
役割の責任には、三つの意味合いがあります。
①業務ごとの役割と責任・・・営業課、技術課、製造課、品質管理課など
②職位ごとの役割と責任・・・社長、部長、課長、係長など
③個人の役割と責任・・・技術課の課長として、機械保守担当として、など
営業部を例にとると、部長が一人、その下に第一営業課と第二営業課があり
それぞれ、課長一人と課員が数名づつ所属しています。
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ここで、役割と責任を考えてみます。
営業部の役割と責任は何でしょうか？
・自社製品の営業活動を行って、海外と国内に販売すること
・今年度の売り上げ目標3000万円、営業利益目標1500万円
・顧客品質、納期管理の窓口、会社の顔としての責任を持つこと
・営業部員の育成計画と目標達成
・女子部員の多能工化教育
・部内業務マニュアルを作成し、上記の内容をルール化する
・営業部長は上記の計画を実行し、結果に責任を持つ（業務計画書）
そして、以下の役割と責任をすべて明確にします。
・第一営業課の役割と責任
・第二営業課長の役割と責任
・第一営業課の役割と責任
・第二営業課長の役割と責任
・それぞれの課員の役割と責任
このような内容の決まりを明文化します。
・職位（職務）分掌・・・社長、部長、課長の役割と責任
・業務分掌・・・各部、各課ごとの業務の種類・範囲、役割と責任
組織は、その構成員が上記のルールを作って、それを守ることが基本になります。
・業務マニュアル、業務フロー
・業務計画書（部、課ごとの計画と目標）
・個人ごとの業務目標
助け合って忙しい仕事を全員で行う場合も、上記の役割と責任に変わりはありま
せん。トラブルが発生したからと言って、他の部署の責任に転嫁することはでき
ません。
３．成長する組織
このように役割と責任がはっきりすると、役割をうまく果たせなかった部署
は、なぜ果たせなかったのか、原因を究明して対策しなければなりません。
この時、個人の責任にするのではなく、あくまでも、上記の部署内ルールを基本
にして、ルール上の不備を直していきます。
・顧客とのコミュニケーション不足で情報のやり取りがうまくいかず、失注した
・顧客からの注文で、納期を間違って工場へ指示を出してしまった
日常よくありがちなこのような問題は、とかく個人のヒューマンエラーとして
注意して済ませてしまいますが、営業課として何ができていなかったのか？
ルールのどこが不備だったのか？きっちり検証する必要があるのです。
検証、見直しすることによって、ルールがより明確になり改善されます。この
事を繰り返していくと、業務がうまく進み、製品やサービスの品質も良くなる
のです。
そこで、組織は一段階成長したことが実感できます。
このようなサイクルが回る組織の活動を品質管理活動と言います。
製品、サービスの品質が良いのは、組織の品質が良いからです。
組織の品質が悪ければ、製品、サービスの品質も当然悪くなります。